Privacyverklaring

Zorgvuldige omgang met jouw privacy

Vensters hecht veel belang aan de bescherming van jouw privacy rondom het gebruik van de website vensters.net en bij de verwerking van (persoons)gegevens van deelnemers in de beveiligde omgeving. Vensters is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de website vensters.net, in de beveiligde vragenlijst-omgeving en bij de verwerking van het belevingsonderzoek van deelnemers. Vensters handelt hierbij als het gaat om privacy conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent onder andere dat Vensters:

• duidelijk vermeldt met welke doeleinden persoonsgegevens verwerkt worden.
• de verzameling van persoonsgegevens beperkt tot alleen de persoonsgegevens die nodig
  zijn voor legitieme doeleinden.
• aan jou eerst vraagt om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te
  verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist.
• passende beveiligingsmaatregelen neemt om jouw persoonsgegevens te beschermen en
  dat ook eist van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
• jouw recht respecteert om jouw persoonsgegevens op aanvraag ter inzage te bieden, te
  corrigeren of te verwijderen.

De persoonsgegevens worden door Vensters uitsluitend gebruikt voor de doeleinden die op deze pagina
worden omschreven. In alle andere gevallen worden bedoelde persoonsgegevens vernietigd.

Gebruik van gegevens

Website

Via de website vensters.net worden persoonsgegevens (naam en e-mailadres) verwerkt wanneer je
gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld omdat je in
contact met ons wilt komen, je wilt aanmelden voor een (digitale) bijeenkomst of informatie wilt
ontvangen. Persoonsgegevens die je op deze wijze via een van de contactadressen op de website
opgeeft, gebruiken we alleen voor het doel waarvoor je ze hebt gegeven. De persoonlijke informatie die
je ons verschaft wanneer je contact met ons opneemt wordt vertrouwelijk behandeld. Wij vragen je niet
meer gegevens te sturen dan strikt noodzakelijk is. Voor de nieuwsbrief kun je jezelf aan- of afmelden. Na
afmelding worden jouw gegevens verwijderd van de verzendlijst. Ontvang je andere informatie van ons
die je niet meer wilt ontvangen, dan kan je ons dat laten weten via een bericht aan vensters@ictu.nl.

Beveiligde portal voor deelnemers

In de beveiligde omgeving van de vragenlijst van Vensters, worden de gegevens geregistreerd van de
persoon die binnen een organisatie verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering en van de contactpersoon
die aanspreekpunt is voor Vensters, met als doel om contact te onderhouden gedurende het invulproces,
maar ook later ten behoeve van het inplannen van een managementgesprek. Het gaat hierbij om de
volgende gegevens: naam, e-mailadres (verplicht), functie, telefoonnummer.

Voor de contactpersonen van deelnemende organisaties en voor leden van het Vensters-team (op
verzoek van de deelnemer) is het binnen de beveiligde omgeving van het platform ook mogelijk om een medewerker uit de deelnemende organisatie toe te voegen aan het platform zodat deze cijfers kan
toevoegen en/of bekijken.

De volgende (persoons)gegevens kunnen worden ingevuld bij het gebruik van deze functionaliteit: naam
en e-mailadres (verplicht).

Deelnemende organisaties aan Vensters gaan akkoord met de voorwaarden voor deelname: Algemene
voorwaarden Vensters 2021. Deze voorwaarden zijn te vinden op de website van Vensters. Daarin is
opgenomen dat zij informatie over andere deelnemers niet mogen delen met anderen. Ook is daarin
opgenomen dat Vensters (als leerinstrument) deelnemers met elkaar in contact kan brengen. Uiteraard
in overleg met de contactpersonen van deelnemende partijen.

Deelname aan het belevingsonderzoek

Organisaties die deelnemen aan Vensters kunnen ervoor kiezen onder hun medewerkers een
belevingsonderzoek uit te zetten, bijvoorbeeld om te achterhalen hoe tevreden medewerkers zijn met
de interne dienstverlening binnen de organisatie. Door deel te nemen aan het belevingsonderzoek, gaan
organisaties akkoord met de Algemene voorwaarden Belevingsonderzoek Vensters 2021 (versie mei 2021)
die te vinden zijn op de website van Vensters. Om dit onderzoek mogelijk te maken levert de organisatie
een bestand met persoonsgegevens (namen en e-mailadressen) aan bij Vensters. Wij accepteren alleen
bestanden met persoonsgegevens die:

• Versleuteld worden verstuurd, met de ‘sleutel’ in een separaat bericht (zoals een sms).

Bij het versturen van uitnodigingen voor het belevingsonderzoek, sturen wij in de uitnodiging aan de
respondenten ook een privacyverklaring mee zodat voor respondenten duidelijk is welke gegevens wij
verwerken en hoe hun gegevens gebruikt worden. Organisaties die deelnemen aan het
Belevingsonderzoek, gaan akkoord met de Algemene Voorwaarden voor het Belevingsonderzoek van
Vensters en vullen een bijlage met verwerkersinstructies in.

Hoe worden jouw (persoons)gegevens beveiligd?

De verzameling en verwerking van de (persoons)gegevens gebeurt altijd conform de
Algemene verordening persoonsgegevens (AVG). Vensters zorgt conform wet- en regelgeving voor
passende technische en organisatorische maatregelen om jouw (persoons)gegevens te beveiligen
tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Met de betrokken leveranciers
(Mailchimp voor de nieuwsbrief en de enquêtetool Survalyzer voor het belevingsonderzoek) heeft
Vensters afspraken hierover gemaakt.

Verstrekking aan derden

Jouw (persoons)gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt.

Webstatistieken

Vensters gebruikt webstatistieken zodat we de website beter op bezoekers kunnen afstemmen.
Daarvoor gebruiken we Google Analytics. De verzamelde gegevens gebruiken we niet voor een ander
doel dan voor verbetering van de website.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze
website zijn verbonden, zoals bijvoorbeeld Twitter. Vensters kan niet garanderen dat deze derden op een
betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Vensters raadt je aan de
privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Inzage en wijzigen van gegevens

Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt heeft het recht zich tot ICTU te richten met een
verzoek om inzage, wijzigingen of verwijdering. U kunt ook hiervoor contact opnemen met ICTU via
vensters@ictu.nl.

Schriftelijke verzoeken voor inzage of correctie stuur je, onder vermelding van ‘privacy’ aan:

ICTU
Programma Vensters
Postbus 84011
2508 AA Den Haag

Meer informatie

Mocht je vragen hebben over gebruik van webstatistieken of de bescherming van jouw privacy in relatie
tot de website vensters.net, dan kun je contact opnemen met Vensters via vensters@ictu.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Vensters behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het
verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen
op de hoogte bent. Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 30-04-2021.